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Preguntas frecuentes sobre administración de clubes y distritos

Si prefiere puede usar los enlaces para pasar directamente al tema de su interés o consultar las preguntas y respuestas según figuran a continuación.

Preguntas generales ¿Qué navegadores de Internet puedo utilizar? No veo las opciones correspondientes a mi cargo. ¿Qué puedo hacer? ¿Cómo establezco una cuenta en Rotary.org? Finanzas del club ¿Cómo pago las cuotas del club? ¿Cómo consulto el saldo actualizado del club? ¿Cómo podemos dejar de recibir copias impresas de la factura? ¿Cuál es el plazo para reportar cambios de membresía y asegurarme de que la factura del club refleje los datos de la lista de socios actualizada? ¿Debemos seguir utilizando la base de datos local integrada que hemos estado utilizando para efectuar cambios relacionados con la membresía? ¿Por qué la base de datos de Rotary no refleja los cambios que reporté mediante una base de datos local integrada? ¿Cuándo vence el plazo para actualizar las suscripciones a la revista de mi club, para que se refleje en la factura? A mi club le facturaron un importe por un número de socios incorrecto. ¿Puedo efectuar ajustes en la factura del club? ¿Por qué los socios honorarios de mi club no figuran en la factura del club? Datos del club y de los socios ¿Quiénes están facultados para actualizar los datos del club y de los socios? ¿Cómo agrego, modifico o elimino un socio del club? Por error ingresé dos veces al mismo socio en la nómina del club. ¿Cómo corrijo el error? ¿Cómo descargo la lista de los socios del club? ¿Dónde añado la dirección postal permanente (para facturación y dirección oficial) y demás datos de contacto del club? ¿Cómo actualizo el lugar de reunión del club? ¿Cómo agrego, modifico o elimino el nombre de un funcionario actual o entrante de un club rotario? ¿Por qué recibí el mensaje "Esta dirección electrónica ya está en uso"? ¿Qué datos debo reportar para el Directorio Oficial? Datos de club Rotaract y de sus socios ¿Quiénes están facultados para actualizar los datos del club Rotaract y de sus socios? ¿Cómo descargo la lista de los socios del club Rotaract? Soy presidente de un club Rotaract. ¿Por qué no veo las opciones para actualizar los datos del club o de los socios? ¿Cómo agrego un presidente entrante del club Rotaract? ¿Cómo añado socios que ya tienen una cuenta en Mi Rotary o que ya fueran socios de otro club Rotaract? He indicado la fecha de conclusión de la afiliación de algunos de los socios del club pero todavía figuran en la lista de socios. ¿Qué hago? Patrocinios del club Patrocinamos un club Rotaract pero no veo las opciones para actualizar los datos del club o de los socios, ¿Por qué? Preguntas generales ¿Qué navegadores de Internet puedo utilizar? El sitio web de Rotary funciona de manera óptima con Internet Explorer 9 y 10, Firefox, Chrome, Safari 5 o versión posterior. Hemos optimizado su uso también para iPads y teléfonos Android y iOS. Para disfrutar su experiencia en Rotary.org, le recomendamos usar uno de estos navegadores o dispositivos

No veo las opciones correspondientes a mi cargo; ¿qué debo hacer? Es posible que no hayan notificado su nombramiento al Servicio de Datos de Rotary.

Si desempeña un cargo en el club, pida al presidente o al secretario que notifique su nombramiento mediante Administración del club o que envíe su nombre completo, número de socio y cargo a Servicio de Datos de RI. Si ejerce un cargo distrital, pida al gobernador que notifique su nombramiento al Servicio de Datos de RI.

Las actualizaciones realizadas mediante Mi Rotary surten efecto de inmediato. En cuanto a los datos remitidos por correo electrónico a Servicio de Datos de RI calcule unos cinco días hábiles.

¿Cómo establezco una cuenta en Rotary.org? Use el botón Iniciar sesión/Registrarse, seguido del botón Establecer cuenta. Tras responder varias preguntas, recibirá un correo electrónico para activar la cuenta. Si necesita más ayuda, consulte Cómo iniciar sesión o registrarse en Mi Rotary. (PDF)

Sugerencia: Si sigue con problemas de acceso tras utilizar el enlace proporcionado en el correo electrónico, vuelva a intentarlo con los navegadores recomendados (Chrome, Firefox, Safari o Internet Explorer 9 o 10). En el mensaje, haga clic derecho en el enlace Activar cuenta y copie la correspondiente dirección web. Acto seguido, abra un nueva ventana en el navegador y copie el enlace en la barra de dirección.

Finanzas del club ¿Quiénes están facultados para pagar las cuotas de los socios? Están autorizados los siguientes funcionarios de un club rotario: presidente, secretario, secretario ejecutivo/director, tesorero, presidente del Comité de Membresía o presidente del Comité de La Fundación.

¿Cómo puedo consultar el saldo actualizado del club? Seleccione Informe sobre el saldo diario del club en la sección de Finanzas del club bajo Administración del club. Los datos se actualizan todos los días y reflejan los pagos recientes y cambios en la membresía.

Tanto los gobernadores de distrito como los asistentes de gobernador tienen acceso a este informe.

¿Cómo podemos dejar de recibir copias impresas de la factura? Seleccione Modificar preferencias de factura en la sección Finanzas del club en Administración del club. Puede modificar el método de entrega antes del 1 de enero y el 1 de julio para cada período.

¿Cuál es el plazo para reportar cambios de membresía y asegurarme de que la factura del club refleje los datos de la lista de socios actualizada? La factura se calcula conforme al número de socios del club en la base de datos de Rotary el 1 de enero y el 1 de julio de cada año. Le recomendamos inscribir a los nuevos socios y dar de baja a los que abandonen el club en un período de 30 días, pero en todo caso antes del 1 de enero o el 1 de julio, de ambos plazos el que sea más cercano.

La afiliación se calcula en base a la fecha de admisión o de baja de un socio, en vez de la fecha en la cual se hubiera ingresado el cambio. Por ejemplo: si un funcionario de club retira de la nómina a un socio el 28 de diciembre pero ingresa 27 de enero como fecha efectiva, dicho rotario seguirá siendo socio activo del club al 1 de enero.

¿Debemos seguir utilizando la base de datos local integrada que hemos estado utilizando para efectuar cambios relacionados con la membresía? Sí. Si el club utiliza una base de datos local integrada, siempre debe efectuar las actualizaciones de datos de socios en dicha base en vez de Rotary.org. Se siguen las mismas normas de integración, y las actualizaciones satisfarán las nuevas políticas de remisión de datos, siempre que se efectúen dentro de los 30 días posteriores al correspondiente cambio. Para más información sobre la integración de datos de socios y para averiguar si su base de datos está integrada, consulte las opciones de integración en la Página de integración de datos.

Nota: Las actualizaciones efectuadas en Rotary.org se reflejan de inmediato en la base de datos de Rotary International. Las actualizaciones efectuadas en una base de datos local integrada requieren tiempo para su procesamiento manual. Le recomendamos que remita los cambios con tiempo suficiente antes de vencerse el plazo para que los datos sean debidamente actualizados y la factura correcta se le envíe a tiempo.

¿Por qué la base de datos de Rotary no refleja los cambios que reporté mediante una base de datos local integrada? El motivo más frecuente es que la base de datos local no esté oficialmente integrada en la base de datos de Rotary. Busque las instrucciones en Integración de bases de datos de los socios para registrarse y activar su acuerdo con la organización proveedora. Si tiene cualquier duda, consulte con el proveedor local.

¿Cuándo vence el plazo para actualizar las suscripciones a la revista de mi club, para que se refleje en la factura?? Los cambios de datos de suscripción a la revista deben efectuarse a más tardar el 1 de enero y el 1 de julio.

Notifique los cambios de suscripción (cambio de The Rotarian o Revista Rotaria a una revista regional aprobada o viceversa, o modificaciones de la forma de envío, incluida la distribución en lotes) al Servicio de Datos de RI y a la oficina de la revista regional, si corresponde. La suscripción a la publicación seleccionada proseguirá durante todo el período de facturación.

A mi club le facturaron un importe por un número de socios incorrecto. ¿Puedo efectuar ajustes en la factura del club? No. La factura del club no se puede ajustar. A los clubes se les factura por el total de socios activos al 1 de enero y al 1 de julio y se les requiere que abonen el importe que se indica en la factura. Para recibir la factura correcta es esencial que se mantengan al día los datos de los socios.

Los datos de la membresía del club pueden actualizarse en Administración del club. También pueden notificarse los cambios por correo electrónico al Servicio de Datos de RI o si no remita las modificaciones por fax o correo a la correspondiente oficina regional de Rotary International o agente fiscal.

¿Por qué los socios honorarios de mi club no figuran en la factura del club? La factura del club no es igual que la nómina de socios. La factura solo contiene datos financieros: las cuotas de los socios y las suscripciones que el club adeuda a Rotary International.

Por lo tanto, en la factura solo figuran los socios honorarios que están suscritos a The Rotarian u otra revista de Rotary. Para averiguar si un socio honorario está suscripto pero no figura en la factura del club, envíe un mensaje a Servicio de datos de RI.

Para consultar la lista de todos los socios del club, incluidos los honorarios, ingrese en Informes.

No econtré respuesta aquí a mi consulta sobre la factura del club. ¿Quién podría contestarme? Para más información, consulte las preguntas frecuentes sobre la factura del club. Envíe las preguntas generales a clubinvoice@rotary.org y lo contactará un integrante del personal. Si tiene preguntas específicas, diríjalas al representante de finanzas o de Apoyo a Clubes y Distritos.

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